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服务流程
服务流程

2016-05-09
 
 
一、业务流程示意图
 
二、具体操作程序
1、洽谈协商业务
业务部门与委托人洽谈业务时,负责受理业务的工作人员,要向委托人询问代理货物的品名、属性、包装、规格、质量、数量、价值、发站和到站等情况,讲清物流服务业务的服务内容、收费依据、收费标准和计费办法等内容。为委托人设计最佳运输方案,向委托人通报物流服务总体报价,提供《服务报价单》(见物流管理工作手册第61页),一式两份,双方签字后各执一份,做好物流服务的准备工作。
2、签订物流服务合同
委托人同意我方为其提供物流服务后,业务员要与委托人签订《物流服务合同》(见物流管理工作手册第56页),合同一式两份,双方签字盖章后,各执一份。办理每一批货物时要签订《物流服务补充协议》(见物流管理工作手册第62页),每批物流服务的物流数量、物流费用等,在《补充协议》中约定。协议一式两份,双方签字盖章后,各执一份。合同和协议中要明确委托代理货物的品名、代理总量、服务内容、收费标准、收费依据、各项费用、结算方式、合同期限等内容。
3、登记合同台账
我方留存的合同交合同管理员统一管理,由合同管理员负责登记《合同管理台账》(见物流管理工作手册55页),建立合同管理档案。同时将合同复印件传递给业务员和结算员,作为办理代理业务和结算手续的依据。
4、接收物流货物
业务员依据《物流服务合同》的有关约定,在货物起点与委托方工作人员验收代理货物,办理交接手续,填写《物流代理服务货物验收交接单》(见发送运输代理操作程序附件1),一式两份,双方签字后,各执一份。《交接单》中要明确登记委托人单位名称或个人姓名,代理货物的名称、包装、规格、件数、数量、价值,以及货物的发站和到站等内容,作为办理代理业务的依据。与委托人交接货物后,经过短途运输将货物运至仓储基地,按委托人的要求进行整理包装,达到铁路运输条件。
 5、办理运输手续
经过整理包装,需代理的货物达到铁路运输条件后,业务员要依据《物流服务合同》的约定及《物流代理服务货物验收交接单》的相关内容,按合同规定的时限编制运输方案,代委托人提报整车运输服务订单、填报运单、办理请车,请车时《物流企业服务(日请车)登记台账》(见物流管理工作手册第49页)。承认车下达后,业务员要积极做好装车前的各项准备工作,同时与车站沟通,按车种配置空车,确保兑现日装车计划。替委托人垫(代)运杂费等费用的企业,结算运杂费后,业务员要将有关票据及时返给委托人,并填写《票据传递交接登记簿》(见物流管理工作手册第99页),一式两份,双方签字后,各执一份。
6、办理预交款手续
在办理代理货物请车时,业务员根据委托人拟代理发送货物车数,出具《物流服务预交款通知单》(见全程运输代理业务操作流程附件1),一式叁份,双方签字后,由委托人到收款员处办理预交款手续,将代理服务费及相关费用交收款员。收款员依据业务出具的《物流服务预交款通知单》为客户办理预交款手续,在《物流服务预交款通知单》上加盖收讫戳记,自留一份,返业务员一份,交客户一份。
7、监督货物装车
业务员依据由收款员出具并加盖收讫戳记的《物流代理服务预交款通知单》,在现场监装,确保货物按运单填报的品名、件数、重量装车,达到不破损、不短少、准确掌握车种、车数、重量、件数、车号等各项信息,直到施封完毕。装车后,业务员登记《物流企业服务(装车)登记簿》(见物流管理工作手册第50页)和《物流通知单》(见物流管理工作手册第63页),并将《通知单》和《领货凭证》转给到达地物流合作企业。同时,将有关信息传达给委托人。
8、办理结算手续
(1)业务员依据《物流企业服务(装车)登记簿》和《全程运输代理服务补充协议》,填写《物流代理服务货物结算通知单》(见发送运输代理业务操作流程附件2),一式两份,双方签字后,自留一份,交委托人一份,由客户到结算员处办理结算手续。
(2)结算员依据委托人持有的业务员出据的《通知单》为委托人办理结算手续,并留存《通知单》,同时出据《物流代理服务货物结算单》(见发送运输代理业务操作流程附件3),一式两份,双方签字后,自留一份,交委托人一份。
(3)收款员依据委托人持有的由结算员出具的《物流代理服务货物结算单》和《物流代理服务预交款通知单》为委托人办理结款手续,预交款多退少补,开据运输代理专用发票,在结算单和发票上加盖收讫戳记。收回《物流代理服务预交款通知单》,留存《结算单》。专用发票一式肆份,交货主一份,返集团收入一份,交财务一份,自留一份。
9、上缴收取款项
收款员统计当日所收款项,填写财务统一格式的《缴款单》和《日进缴款报表》(见发送运输代理操作程序附件5),一式两份,同所收款项一并上缴财务部门。出纳员核对无误后,双方签字,在《缴款单》和《日进缴款报表》上加盖收讫戳记,返给收款员一份。并依据《物流服务合作协议》的约定,支付物流合作企业物流服务费用,同时给收款员开据收据。
10、协作办理送达
我方要与到达地物流企业签订《物流服务合作协议》(见物流管理工作手册第60页),协议一式两份,签字盖章后,双方各执一份。由到达地合作企业领取货物组织短途运输运抵委托人指定地点,交付给收货人,并办理交接手续,按实际情况填记《物流回执单》(见物流管理工作手册第64页),与收货人共同签字并加盖戳记后返给我方,我方将回执单复印件交委托人,作为一批物流业务的结算依据。
11、办理货物理赔
如发生货物破损、丢失需填记《货物事故报告单》,经确认手续齐全,符合理赔条件,由我方先行向委托人赔付。我方赔付后,要及时查清货损、货差原因,确认责任人和责任部门,办理相关索赔手续,向有关责任人或保价机构提出索赔要求。
三、工作要求
1、开展物流服务业务,必须使用统一的合同文本,签订规范的《物流服务合同》,严格按约定履行合同。
2、必须及时给货主开据专用发票,每办理一批货物必须单独开据运输代理专用发票,货主不要的要自行留存。
3、财务部门要加强监管力度,每月月末要对业务员、结算员、收款员的合同、报表、台账进行核对,发现问题及时处理,保证收入真实和安全。
4、整个物流服务操作过程要做到代理合同、货物验收交接单、结算通知单、结算单、统计台账、专用发票、日进款报表等手续的各种编号、品种、吨数、收费标准、收费金额相一致。

物流主要工作流程
1.订单处理作业: 
物流中心的交易起始于客户的咨询、业务部门的报表,而后由订单的接收,业务部门查询出货日的存货状况、装卸货能力、流通加工负荷、包装能、配送负荷等来答复客户,而当订单无法依客户之要求交货时,业务部加以协调。
由于物流中心一般均非随货收取货款,而是于一段时间后,予以结帐,因此在订单资料处理的同时,业务人员尚依据公司对该客户的授信状况查核是否已超出其授信额度。此外在特定时段,业务人员尚统计该时段的订货数量,并予以调货、分配出货程序及数量。退货资料的处理亦该在此阶段予以处理。另外业务部门尚制定报表计算方式,做报表历史资料管理,订定客户订购最小批量、订货方式或订购结帐截止日。
2.采购作业:
自交易订单接受之后由于供应货品的 要求,物流中心要由供货厂商或制造厂商订购商品,采购作业的内容包含由商品数量求统计、对供货厂商查询交易条件,而后依据我们所制订的数量及供货厂商所提供较经济的订购批量,提出采购单。而于采购单发出之后则进行入库进货的跟踪运作。
3.进货入库作业:
当采购单开出之后,于采购人员进货入库跟踪催促的同时,入库进货管理员即可依据采购单上预定入库日期,做入库作业排程、入库站台排程,而后于商品入库当日,当货品进入时做入库资料查核、入库品检,查核入库货品是否与采购单内容一致,当品项或数量不符时即做适当的修正或处理,并将入库资料登录建档。入库管理员可依一定方式指定卸货及栈板堆叠。对于由客户处退回的商品,退货品的入库亦 经过退货品检、分类处理而后登录入库。
一般商品入库堆叠于栈板之后有两种作业方式,一为商品入库上架,储放于储架上,等候出库,需求时再予出货。商品入库上架:由电脑或管理人员依照仓库区域规划管理原则或商品生命周期等因素来指定储放位置,或于商品入库之后登录其储放位置,以便于日后的存货管理或出货查询。另一种方式即为直接出库,此时管理人员依照出货要求,将货品送往指定的出货码头或暂时存放地点。在入库搬运的过程中 由管理人员选用搬运工具、调派工作人员、并做工具、人员的工作时程安排。
4.库存管理作业:
库存管理作业包含仓库区的管理及库存数控制。仓库区的管理包括货品于仓库区域内摆放方式、区域大小、区域的分布等规划;货品进出仓库的控制遵循:先进先出或后进先出;进出货方式的制定包括:货品所用的搬运工具、搬运方式;仓储区储位的调整及变动。库存数量的控制则依照一般货品出库数量、入库所 时间等来制定采购数量及采购时点,并做采购时点预警系统。订定库存盘点方法,于一定期间印制盘点清册,并依据盘点清册内容清查库存数、修正库存帐册并制作盘亏报表。仓库区的管理更包含容器的使用与容器的保管维修。
5.补货及拣货作业:
由客户订单资料的统计,我们即可知道货品真正的需求量,而于出库日,当库存数足以供应出货需求量时,我们即可依据需求数印制出库拣货单及各项拣货指示,做拣货区域的规划布置、工具的选用、及人员调派。出货拣取不只包含拣取作业,更应注意拣货架上商品的补充,使拣货作业得以流畅而不至于缺货,这中间包含了补货水准及补货时点的订定、补货作业排程、补货作业人员调派。
6.流通加工作业:
商品由物流中心送出之前可于物流中心做流通加工处理,在物流中心的各项作业中以流通加工最易提高货品的附加值,其中流通加工作业包含商品的分类、过磅、拆箱重包装、贴标签及商品的组合包装。而欲达成完善的流通加工,必须执行包装材料及容器的管理、组合包装规则的订定、流通加工包装工具的选用、流通加工作业的排程、作业人员的调派。
7.出货作业处理:
完成货品的拣取及流通加工作业之后,即可执行商品的出货作业,出货作业主要内容包含依据客户订单资料印制出货单据,订定出货排程,印制出货批次报表、出货商品上所 要的地址标签、及出货检核表。由排程人员决定出货方式、选用集货工具、调派集货作业人员,并决定所 运送车辆的大小与数量。由仓库管理人员或出货管理人员决定出货区域的规划布置及出货商品的摆放方式。
8.配送作业:
配送商品的实体作业包含将货品装车并实时配送,而达成这些作业则须事先规划配送区域的划分或配送路线的安排,由配送路迳选用的先后次序来决定商品装车的顺序,并于商品的配送途中做商品的追踪及控制、配送途中意外状况的处理。
9.会计作业:
商品出库后销售部门可依据出货资料制作应收帐单,并将帐单转入会计部门作为收款凭据。而于商品购入入库后,则由收货部门制作入库商品统计表以作为供货厂商请款稽核之用。并由会计部门制作各项财务报表以供营运政策制定及营运管理之参考。
10.营运管理及绩效管理作业:
除了上述物流中心的实体作业之外,良好的物流中心运作更要基于较上阶层的管理者透过各种考核评估来达成物流管理流程中心的效率管理,并制订良好的营运决策及方针。而营运管理和绩效管理可以由各个工作人员或中级管理阶层提供各种资讯与报表,物流管理流程包含出货销售的统计资料、客户对配送服务的反应报告、配送商品次数及所用时间的报告、配送商品的失误率、仓库缺货率分析、库存损失率报告、机具设备损坏及维修报告、燃料耗材等使用量分析、外雇人员、机具、设备成本分析、退货商品统计报表、作业人力的使用率分析等。
 

 

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